Ekonomistadga
Godkänd av styrelsen 12.10.2021 varefter stadgan ersätter tidigare direktiv.
1. Denna ekonomistadga tillämpas, utöver vad lagstiftningen kräver, vid skötsel av ekonomin för Svenska Österbottens Ungdomsförbund (SÖU) r.f., härmed kallat SÖU.
2. Styrelsen för SÖU, som väljs av höstmötet, ansvarar för förbundets ekonomi. Verksamhetsledaren och ekonomiansvarige har det övergripande ansvaret för ekonomin inom ramen för budgeten och ansvarar också för uppföljningen och rapporteringen till styrelsen.
3. Höstmötet godkänner verksamhetsplan och budget och vårmötet fastställer årsberättelse och bokslut för SÖU.
4. Inom ramen för godkänd verksamhetsplan och budget ansvarar verksamhetsledaren och ekonomiansvarige för att ekonomin förverkligas enligt planerna.
5. Styrelsen besluter om betydande investeringar, lån och garantier samt fastställer ramarna och befogenheterna för investeringsverksamheten.
6. Ekonomiansvarige ansvarar för den löpande ekonomin, bokföringen och redovisningen samt uppgörande av ekonomiska rapporter i samråd med verksamhetsledaren.
7. Bokföringen upprättas enligt gällande lagstiftning och på ett sådant sätt som gör det möjligt att under året följa med hur medlen använts. Kostnadsställen används för att de största finansiärerna kräver så men även för att internt åtskilja olika projektmedel.
8. Styrelsen anställer personal i samråd med verksamhetsledaren. Verksamhetsledaren besluter om kortare anställningar på max tre månader.
9. Styrelsen besluter om principerna för verksamhetsledarens och övrig personals löner.
10. Vid inköp och beställningar gäller följande regler:
Projektpersonal och övrig personal utom verksamhetsledaren får granska och godkänna fakturor upp till 500 euro. Fakturor som överstiger 500 euro skall godkännas av verksamhetsledaren samt av tjänsten eller varans beställare.
För inköp av varor över 5.000 € behandlas ärendet av styrelsen, detta gäller även leasingavtal och motsvarande där kostnaden uppnås över tid.
11. Större projekt godkänns av styrelsen före ansökan lämnas in och finns i regel definierade i verksamhetsplanen. Utgifter inom ramen för projekt kan överstiga de tröskelvärden som nämns i § 10 och handhas av projektledaren i samförstånd med verksamhetsledaren. Det förutsätter dock att utgiften är tydligt definierad i projektets plan och budget.
12. Delar av SÖU:s finansiering förutsätter att lagen om offentlig upphandling beaktas. SÖU konkurrensutsätter även större inköp och anskaffningar även då tröskelvärdet för offentlig upphandling inte nås, när summan är betydande för ekonomin. Principen med offerter från tre olika leverantörer tillämpas.
13. Reseförordnande skall upprättas i god tid före arbetsresans påbörjande och godkännas av verksamhetsledaren eller i hens frånvaro av ekonomiansvarige. Företedda resor utan förordnande utbetalas ej. Verksamhetsledarens reseräkningar granskas av ekonomiansvarige.
14. Verksamhetsledaren och ekonomiansvarige ansvarar för att ansökningar och redovisningar till olika finansiärer inlämnas.
15. Uttag och överföringar från SÖU:s bankkonton undertecknas av verksamhetsledaren eller andra av styrelsen utsedda personer.
16. Verksamhetsledaren ansvarar för upprätthållande av förteckningar över fast och lös egendom, värdepapper, fordringar, avtal, förbindelser och dylikt.
17. Förbundet för en kontinuerlig dialog med vald revisor/verksamhetsgranskare. De huvudsakliga principerna för ekonomiförvaltningen är öppenhet och transparens och att alla rapporter samt den bokföring som uppgörs ska vara lätt att tolka och ta till sig för styrelse, medlemskår, myndigheter och finansiärer. De medel förbundet erhåller ska alltid kunna spåras i ett resultat i den konkreta verksamheten.